Jeder, der Daten in die Hand nimmt, braucht technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs). Start-ups, Einzelunternehmer, Kleinbetriebe, der Handwerker von nebenan – wenn es um personenbezogene Daten geht, sind TOMs unverzichtbar. In der digitalen Welt heißt es: Sicherheit zuerst, egal wie groß das Unternehmen ist!

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) müssen Unternehmen und Verantwortliche umfassend darüber informieren, wie die Sicherheit von personenbezogenen Daten gewährleistet wird.

Dazu sollten die TOMs folgende Informationen enthalten:

• Die verantwortliche Stelle für die Umsetzung und Überwachung der TOMs
• Art und Zweck der technischen Maßnahmen (z.B. Verschlüsselung, Firewall)
• Art und Zweck der organisatorischen Maßnahmen (z.B. Schulungen, Zugriffsrechte)
• Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung
• Notfallpläne im Falle von Datenpannen
• Maßnahmen zur physischen Sicherheit der Datenspeicherorte
• Pseudonymisierungs- und Anonymisierungsstrategien
• Prozesse zur Meldung und Behebung von Sicherheitsvorfällen
• Dokumentations- und Protokollierungsverfahren
• Regelungen zur Auftragsdatenverarbeitung

Die TOMs müssen präzise, transparent und in einer klaren und einfachen Sprache sein, damit sowohl interne Mitarbeiter als auch externe Partner und Aufsichtsbehörden nachvollziehen können, wie die Datensicherheit sichergestellt wird.

Die Erstellung von technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) für ein Unternehmen ist kein Spaziergang, sondern erfordert sorgfältige Planung und ständige Überwachung.

1. Ist-Analyse: Wo stehen Sie aktuell in puncto Datensicherheit?
2. Risikoanalyse: Welche potenziellen Daten-Gefahren lauern?
3. Technische & organisatorische Maßnahmen definieren: Vom Verschlüsseln bis zum Mitarbeitertraining.
4. Dokumentation: Alles schriftlich fixieren – kein leichtes Unterfangen!
5. Umsetzung: Die Theorie in die Praxis bringen, oftmals eine echte Herausforderung.
6. Ständige Überwachung: Nichts bleibt konstant. Regelmäßig prüfen, anpassen und optimieren.
7. Feedback nutzen: Aus jedem Vorfall lernen.

Die Erstellung der TOMs kann sich als echtes Mammutprojekt entpuppen, bei dem Detailgenauigkeit und Ausdauer gefragt sind. Ein professioneller Rat kann hierbei Gold wert sein.

Wenn DIETER technische und organisatorische Maßnahmen erstellt, werden alle erforderlichen Informationen durch einfache Fragen gesammelt.

Das bedeutet konkret: Du klickst dich Schritt-für-Schritt durch Fragen, die in den meisten Fällen mit Ja oder Nein beantwortet werden können. Zum Beispiel: Bietest du einen Newsletter an?

Durch geschickte Fragen und einem breiten Angebot an vorgegebenen Diensten stellt DIETER sicher, dass alle Pflichtangaben in die TOMs einfließen.

Ein Fach- oder Vorwissen ist nicht notwendig, um die Fragen beantworten zu können.

Im Ergebnis entsteht ein vollständiges Dokument, welches alle notwendigen Angaben enthält und direkt auf der Website eingebunden werden kann.

Die TOMS können immer wieder angepasst werden und dadurch flexibel auf tatsächliche oder technische Veränderungen reagieren. DIETER selbst hat die rechtlichen Veränderungen stets im Blick und stellt dir immer die aktuell rechtssichere Version zur Verfügung.

Wir empfehlen grundsätzlich, TOMs von einem Experten erstellen zu lassen. Formale Anforderungen an den Verfasser existieren jedoch nicht.

Die Erstellung bedarf einer hohe Genauigkeit und erfordert, dass an zahlreiche unterschiedliche Faktoren gedacht wird. Außerdem müssen aktuelle technologische Entwicklungen nachvollzogen werden, um das dynamische und wettbewerbsintensive Umfeld der Dienstanbieter korrekt zu erfassen und in den TOMs adäquat abzubilden. 

Das Fehlen von TOMs oder das Vorhandensein unzureichender TOMs kann ernsthafte Konsequenzen haben. Es handelt sich dabei um einen Verstoß gegen geltende Datenschutzbestimmungen (in Deutschland ist neben der DSGVO insbesondere auch das BDSG zu nennen), welcher mit einem Bußgeld von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes geahndet werden kann – je nachdem, welcher Betrag höher ist. 

Alle Unternehmen müssen die Anforderungen der DSGVO erfüllen. Das gilt unabhängig von der Mitarbeiteranzahl und damit sogar für Einzelunternehmer und Solo-Selbständige. Mit Dieter musst du dir keine Sorgen mehr machen. Wir kümmern uns um alles, was du zur Erfüllung deiner gesetzlichen Pflicht benötigst.

Abmahnungen aufgrund von DSGVO-Verstößen haben in den letzten Jahren stetig zugenommen. Exemplarisch dafür stehen die zahlreichen Abmahnungen wegen des DSGVO-widrigen Einsatzes von Google Fonts im Sommer 2022. Unabhängig davon, dass ein Teil dieser Abmahnungen nicht rechtmäßig waren, basierten diese auf einer Entscheidung des LG München aus dem Januar 2022. Zudem hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) Ende des Jahres 2022 entschieden, dass Verbraucherverbände grundsätzlich abmahnberechtigt aufgrund eines DSGVO-Verstoßes sind. Diese (und andere) Gerichtsentscheidungen lassen auf weitere Abmahnwellen schließen. Diese können alle Unternehmen treffen, die sich nicht um ihre gesetzlichen Pflichten kümmern.

Eine DSGVO-konforme Website ist der erste Schritt, um sich wirksam vor Abmahnungen zu schützen. Im Jahr 2022 gab es bereits unzählige Abmahnungen wegen dem unrechtmäßigen Einsatz von Google-Fonts. Dieter kümmert sich dabei nicht nur um deine datenschutzrechtlichen Belange, sondern erstellt dir auch dein Impressum.

In Deutschland waren im Jahr 2022 ca. 85% aller deutschen Unternehmen Opfer eines Cyberangriffs. Dabei entstanden jedem betroffenen Unternehmen durchschnittliche Kosten von ca. 20.000 € pro Vorfall. Dazu kündigen ca. 20 % der Kunden ihre Verträge mit betroffenen Unternehmen bzw. löschen ihre Accounts. Schon durch die Umsetzung verpflichtender technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOMs), wird das Risiko davon betroffen zu sein signifikant reduziert.

Nahezu alle deutschen Unternehmen nutzen Dienste von Firmen (Google, Microsoft, Meta, Amazon, usw.), mit denen ein internationaler datenschutzrechtlicher Vertrag (SCC/JC) geschlossen werden muss. Darüber hinaus „bekommen“ digitale Dienstleister von ihren Auftraggebern notwendigerweise für den angebotenen Service personenbezogene Daten übermittelt. In diesen Fällen ist zwingend zu prüfen, ob und mit wem sogenannte Auftragsverarbeitungsverträge (AVVs) zu schließen sind. Dieter übernimmt diese Prüfung und stellt auch immer den richtigen Vertrag bereit.

79% der Internetnutzer haben Angst vor „Datenmissbrauch“. Und das völlig zu Recht! Denn seit 2022 sind personenbezogenen Daten rechtlich einer Währung gleichgestellt. Das Bewusstsein hierfür wird immer größer. Diese Daten sollten genauso sicher sein, wie ein Bankkonto. Und das gewährleistet die Umsetzung der DSGVO.

Über 2/3 der Teilnehmer einer Studie zu „Verbraucherdaten und Datenschutz“ (im Auftrag von McKinsey & Company) gaben an, dass Sie bei einem Unternehmen, welches ihre Daten nicht schützt oder ohne Rechtsgrundlage weitergibt, nicht mehr Kunde sein möchten bzw. mit einem solchem Unternehmen nicht mehr zusammenarbeiten würden. Es wird zudem belegt, dass ein verantwortungsvoller Umgang mit personenbezogenen Daten und die Erfüllung aller gesetzlichen Pflichten ein klarer Wettbewerbsvorteil ist.

Es bezieht sich darauf, dass jeder Mensch das Recht hat, selbst zu bestimmen, welche personenbezogenen (und damit sehr privaten) Daten über ihn erhoben, gespeichert und genutzt werden. Außerdem bietet es die Möglichkeit Missbrauch, Betrug und Diskriminierung zu verhindern. Datenschutz ist somit ein wesentlicher Bestandteil des (Grund)Rechts auf informationelle Selbstbestimmung nach dem deutschen Grundgesetz. Dieses Recht schützt die Privatsphäre, die Identität und die Freiheit jeder Person und ist somit unerlässlich für eine demokratische Gesellschaft. Es zu achten sollte für jedes Unternehmen selbstverständlich sein.